Ratgeber · Rechnungen · Stand: August 2026

Rechnung schreiben als Etsy-Verkäufer: Pflichtangaben, Kleinunternehmer und E-Rechnung

Muss ich überhaupt Rechnungen schreiben?

Die rechtliche Lage ist zweigeteilt:

• An Unternehmer (B2B): Hier bist du verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen (§ 14 UStG). Auch auf Etsy kaufen Firmen ein – etwa bestickte Geschenke fürs Team – und die brauchen den Beleg für ihre eigene Buchhaltung.
• An Privatkunden (B2C): Eine generelle Rechnungspflicht besteht bei gewöhnlichen Warenlieferungen nicht. Aber: Der Kunde darf eine Rechnung verlangen, und du brauchst für jeden Verkauf sowieso einen Beleg in deiner Buchhaltung.

Der praktikable Schluss: Erstelle einfach zu jeder Bestellung eine Rechnung. Dann gibt es keine Sonderfälle, keine Nachfragen-Hektik („können Sie mir noch eine Rechnung schicken?") und dein Belegwesen ist lückenlos.

Die Pflichtangaben nach § 14 UStG

Eine vollständige Rechnung braucht diese Angaben:

1. Dein vollständiger Name und deine Anschrift
2. Name und Anschrift des Kunden
3. Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
4. Ausstellungsdatum
5. Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
6. Menge und Bezeichnung der gelieferten Ware
7. Zeitpunkt der Lieferung (Monatsangabe genügt)
8. Entgelt, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, plus vereinbarte Entgeltminderungen (z. B. Rabatte)
9. Steuersatz und Steuerbetrag – oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Erleichterung: die Kleinbetragsrechnung bis 250 €

Bei Rechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) darfst du einiges weglassen: Kundenanschrift, Rechnungsnummer, Steuernummer und den ausgewiesenen Steuerbetrag – es genügen dein Name und deine Anschrift, Datum, Warenbezeichnung, Bruttobetrag und Steuersatz. Das deckt die meisten Etsy-Bestellungen ab. Trotzdem empfehlen wir, immer die vollständige Rechnung zu erstellen: Der Aufwand ist mit dem richtigen Werkzeug identisch, und du musst nie überlegen, welche Bestellung über oder unter der Grenze lag.

Kleinunternehmer: der Pflichthinweis

Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist du keine Umsatzsteuer aus – dann gehört auf jede Rechnung ein Hinweis wie: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Ohne diesen Satz wirkt die Rechnung unvollständig, und wer versehentlich doch Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie dem Finanzamt – auch als Kleinunternehmer.

Rechnungsnummern: fortlaufend heißt lückenlos nachvollziehbar

Die Rechnungsnummer muss einmalig sein und einer nachvollziehbaren Systematik folgen – ein Nummernkreis pro Jahr (z. B. 2026-0001, 2026-0002, …) ist üblich und zulässig. Zwei Dinge gehen schief, wenn man das von Hand führt:

• Doppelte Nummern, wenn zwei Rechnungen am selben Tag entstehen – bei einer Prüfung ein rotes Tuch.
• Unerklärliche Lücken: Lücken sind nicht per se verboten, aber du musst sie erklären können (z. B. stornierte Rechnung). „Habe mich verzählt" ist keine gute Erklärung.

Die Nummer sollte deshalb aus einem System kommen, das automatisch hochzählt und Stornos als eigene Belege (Gutschrift/Rechnungskorrektur) führt, statt Rechnungen zu löschen.

Storno und Erstattung: die Rechnung verschwindet nicht

Erstattest du eine Bestellung ganz oder teilweise, wird die ursprüngliche Rechnung nicht gelöscht oder überschrieben – es entsteht ein Korrekturbeleg (Gutschrift bzw. Rechnungskorrektur) mit eigener Nummer, der auf die Originalrechnung verweist. So bleibt die Kette lückenlos: Rechnung → Erstattung → Gutschrift, und deine Umsatzsteuer korrigiert sich im richtigen Zeitraum.

E-Rechnung: was davon betrifft Etsy-Verkäufer?

Seit 2025 wird die strukturierte E-Rechnung (XRechnung bzw. ZUGFeRD – ein maschinenlesbares Format, nicht einfach ein PDF) im B2B-Bereich stufenweise Pflicht:

• Empfangen können müssen alle Unternehmen E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025 – auch du, etwa für Eingangsrechnungen deiner Lieferanten.
• Ausstellen müssen sie nach Übergangsfristen ab 2027/2028 alle Unternehmen bei Verkäufen an andere Unternehmen in Deutschland.
• An Privatkunden ändert sich nichts – da bleibt die normale Rechnung (Papier oder PDF) erlaubt.

Für den typischen Etsy-Shop heißt das: kein Grund zur Panik, aber bei Geschäftskunden-Bestellungen wird das Thema in den nächsten Jahren real. Es lohnt sich, jetzt schon ein Rechnungssystem zu nutzen, das E-Rechnungen erzeugen kann – dann ist der Stichtag ein Nicht-Ereignis.

Aufbewahrung: acht Jahre, unveränderbar

Deine Ausgangsrechnungen (und die Eingangsrechnungen deiner Lieferanten) bewahrst du als Buchungsbelege acht Jahre auf – revisionssicher, also so, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder protokolliert sind. Ein Ordner voller frei editierbarer Word-Dateien erfüllt das nicht; ein System, das Belege nach dem Erstellen festschreibt, schon.

Checkliste

1. Zu jeder Bestellung eine Rechnung erstellen – auch ohne Pflicht bei B2C
2. Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG abdecken (Liste oben)
3. Als Kleinunternehmer: § 19-Hinweis auf jede Rechnung
4. Fortlaufender Nummernkreis, automatisch vergeben
5. Erstattungen als Gutschrift mit Verweis auf die Originalrechnung
6. Rechnungen acht Jahre unveränderbar aufbewahren
7. E-Rechnungs-Fähigkeit fürs B2B-Geschäft einplanen